「電子公告は、自社のホームページにPDFをアップロードすれば終わり」 そう思っている経営者や担当者の方は少なくありません。しかし、そこには法的な「期間」の落とし穴があります。
実は、電子公告には「5年間掲載し続けなければならない」という厳格な義務があるのです。今回は、なぜ自社サイトでの運用が危険なのか、そして失敗しないサーバー選びのポイントを解説します。
1. なぜ「5年間」なのか？ 会社法が定める継続掲載の義務
会社法第440条、および会社法施行規則第220条において、電子公告による決算公告は、「定時株主総会の終結の日から5年を経過する日まで」継続して掲載しなければならないと定められています。
なぜ1年ではなく「5年」なのか？
決算公告は、その時だけのニュースではなく、会社の健康診断書のようなものです。 銀行、取引先、債権者が「この会社は過去数年間、どのように推移してきたのか」を確認し、取引の安全を判断できるようにするために、5年という長期の公開が義務付けられているのです。
2. 自社サイトで運用する際の「3つの大きなリスク」
「自社ホームページの隅っこに載せておけば大丈夫」という考えには、実務上の大きなリスクが3つ潜んでいます。
① サイトリニューアルによる「リンク切れ」
5年の間には、ホームページのデザイン変更やシステム移行（WordPressの導入など）が一度は起こるはずです。その際、ディレクトリ構造が変わってURLが変更されたり、誤って過去のPDFを削除してしまったりすると、その瞬間に「公告義務違反」となります。
② ドメイン・サーバーの更新忘れ
担当者の退職や引き継ぎミスで、ドメインの更新を忘れてサイト自体が消えてしまう……というケースは意外と多いものです。自社サイトが消えれば、当然そこにある公告も消えてしまいます。
③ サーバーダウンと「中断」のリスク
電子公告には「公告の中断」という概念があります。サーバーがダウンして閲覧できない時間が長くなると、公告そのものが無効とみなされるリスクがあります。特に格安のレンタルサーバーや、管理の行き届いていない自社サーバーでの運用は危険です。
3. 万が一「中断」してしまったらどうなる？
もし、5年の途中で公告が消えてしまった場合、どうなるのでしょうか。
- 公告のやり直し: 義務を果たせていないとみなされ、最初から公告をやり直さなければならない場合があります。
- 過料のリスク: これまでの記事でも触れた通り、「公告を怠った」とみなされれば、役員個人に過料（ペナルティ）が課される可能性があります。
「気づかないうちに消えていた」という言い訳が通用しないのが、法律の厳しいところです。
4. 失敗しないための「サーバー選び」のポイント
5年という長丁場を乗り切るためには、自社サイトの「ついで」に載せるのではなく、以下の条件を満たす場所を選ぶべきです。
- URLが絶対に変わらないこと: 変更登記したURLを5年間維持し続けられるか。
- 管理が属人化しないこと: 担当者が変わってもシステムが公告を維持してくれるか。
- 高い安定性: 24時間365日、誰でも閲覧できる状態をキープできるか。
5. まとめ：5年間の安心を2,980円で買うという選択
自社で5年間、一度もURLを変えず、一度もサーバーを止めず、一度もファイルを消さずに管理し続けるのは、実はかなりの「管理コスト」と「精神的プレッシャー」がかかります。
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